اهمیت جلسات یک‌به‌یک (one on one meetings)
بدون اغراق باید بگویم که برگزاری جلسات یک‌به‌یک با کارمندان و کارکنان، نقشی حیاتی در موفقیت شرکت و سازمان شما ایفا می‌کند. اجازه بدهید صریح‌تر بگویم، این جلسات به‌هیچ‌وجه جزو آپشن‌های اختیاری و یا لوکس سازمانی محسوب نمی‌شوند و شما باید برای ادامه حیات شرکت و رشد و پیشرفت سازمان و کارکنانتان، به طور مستمر از این نوع جلسات داشته باشید.
جلسات یک‌به‌یک (one on one) چه فرقی با سایر جلسات دارند؟
تنها یک تفاوت بین این نوع جلسات با سایر جلسات سازمانی و شرکتی وجود دارد. ایجاد یک رابطه عمیق و مبتنی بر اعتماد بین مدیر و کارمند. همین. اما اساساً همین یک دلیل، جلسات یک‌به‌یک را تبدیل به مهم‌ترین جلساتی می‌کند که شما باید انجام دهید.
همان‌طور که در ابتدا گفتیم، برگزاری این جلسات، چیزی بیشتر از یک تشریفات ساده است و سرمایه‌گذاری در این زمینه موجب می‌شود که کارمندان علاوه بر دیدن توجه و تعهد شما نسبت به خودشان و رشد و پیشرفت شغلی‌شان، بتوانند به‌تنهایی با چالش‌های احتمالی پیشرو مقابله کنند. زیرا می‌دانند در جلسات شخصی که با مدیران دارند، صدایشان شنیده می‌شود و همین امر انگیزه روحی، تیمی و شغلی فراوانی به آنها می‌بخشد تا بتوانند موانع پیشرو را بردارند.
طی جلسه‌هایی که به طور مداوم با کارمندان خود برگزار می‌کنید، می‌توانید:
- ضمن ارائه راهکار یا انتقادهای سازنده به آنها، نکات بسیار مهمی نیز از آنها بشنوید و برای رشد و پیشرفت سازمان به کار بگیرید.
- هم شما با اهداف کارمندان هماهنگ شوید و هم کارمندان در هماهنگی کامل با اهداف سازمانی قرار بگیرند.
بایدونبایدهای جلسات یک‌به‌یک
از همین ابتدا باید به شما بگویم که احتمالاً در مسیر برگزاری جلسات یک‌به‌یک با کارمندان، با چالش‌های زیادی دست‌وپنجه نرم خواهید کرد. ازآنجایی‌که تقریباً تمام کارمندان از جلسات فراری هستند و آن را اتلاف وقت و انرژی می‌داند، باید تغییراتی در شیوه برگزاری این جلسات داشته باشیم تا چهارچوب ذهنی کارمندان نیز کم‌کم تغییر کند.
اولین نکته این‌که باید از اشتباهات رایج مدیران در برگزاری جلسات فاصله بگیرید. زیرا با وجود این اشتباهات، جلسات نه‌تنها مفید و کارساز نخواهند بود، بلکه ممکن است موقعیت حتی چالش‌برانگیزتر از قبل شود.
- جلسه‌ها را تبدیل به جاده یک‌طرفه برای رانندگی خودتان نکنید.
درواقع هدف از برگزاری این جلسات، ایجاد یک کانال باز ارتباطی است که در نهایت منجر به همسو شدن مدیران و کارمندان می‌شود. بیشتر از آنچه می‌گویید، باید بشنوید.
سوال‌های مناسب برای جلسات یک‌به‌یک
هرچقدر سؤال‌های شما هدفمندتر و همدلانه‌تر باشد، راحت‌تر می‌توانید در یک بستر مناسب و امن، مکالمه‌ای سازنده با کارمند خود داشته باشید.
۱. چطور می‌توانم از تو حمایت کنم؟
۲. این هفته با چه مشکلاتی در شرکت روبه‌رو بودی؟
سؤال‌های کلیدی ازاین‌دست، علاوه بر باز کردن باب یک گفتگوی درست را به روی شما، نکات بسیار مهمی نیز درباره وضعیت و اولویت‌های کارمندتان برایتان روشن و آشکار می‌کند.
- اگر برایتان امکان دارد، جلسه با هر فرد را در فضای باز انجام دهید.
صحبت‌کردن هنگام پیاده‌روی باعث ازبین‌رفتن فضای خشک و سلسه‌مراتب اداری می‌شود و همین فضای دوستانه، زمینه‌ساز یک گفتگوی بازتر و شفاف‌تر بین شما و کارمندتان خواهد شد. شاید باورتان نشود که همین کار به‌ظاهر ساده چقدر می‌تواند فضای متشنج و یا کسل‌کنندهٔ جلسات فردی را تبدیل به یک گفتمان مفید برای کارمندان و سازمان کند.
- شنونده فعال باشید.
توصیه من به شما این است که در طول جلسه‌های شخصی، تا جایی که می‌توانید یادداشت ننویسید. سعی کنید هنگام صحبت‌کردن افراد، بادقت تمام به حرف‌های آنها توجه کنید و در صورت لزوم، نکات مهم را در آخر جلسه بنویسید.
سخن پایانی
راه‌ها و روش‌های فراوانی برای بهبود و اصلاح کیفیت جلسات یک‌به‌یک وجود دارد. یکی روش‌های بسیار مفید با کم‌ترین میزان اتلاف انرژی و زمان، استفاده از نرم‌افزار مدیریت عملکرد است. این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کند تا با کم‌ترین تنش و درست‌ترین و دقیق‌ترین سؤال‌ها و روش‌ها، عملکرد کارکنان خود را بهبود ببخشید و علاوه‌برآن، اهداف، احساسات و پیشرفت شغلی آنها را به طور مداوم رصد و پیگیری کنید.
