سوالهای مناسب برای جلسه یک به یک
یکی از رایج‌ترین چالش‌ها در برگزاری جلسات فردی این است که چطور روند برگزاری جلسه را جذاب، سازنده و کارآمد کنیم؟ لازم است به شما بگویم که این اتفاق هرگز نخواهد افتاد مگر با طرح سوالهای مناسب برای جلسه یک به یک.
سوال‌هایی که پایان باز دارند، یک جواب مشخص و واضح ندارند. در واقع با طرح این‌سوال‌ها شما می‌توانید یک مکالمه دو طرفه دل‌نشین را شروع کنید و نگران سکوت‌های کش‌دار بین صحبت‌ها نباشید.
این واقعیت را نمی‌شود انکار کرد که بیشتر کارمندان و حتی برخی از مدیران، جلسات پی‌درپی و مکرر را اتلاف وقت می‌دانند. زیرا در بیشتر مواقع، نه تنها شکل این جلسه‌ها درست و شامل پرسش‌ها و پاسخ‌‌های همدلانه و هدفمند نیست، بلکه این تفکر غالب در بین کارمندان وجود دارد که برگزاری جلسه‌ها هیچ وقت مساله‌ای را حل نکرده و همیشه در پایان به یک نتیجه ثابت خواهد رسید. یا توبیخ شده‌اند یا در نهایت مدیران نظر خودشان را اعلام کرده‌اند؛ بدون هیچ دست‌آورد مثبتی برای کارمند.
بنابراین تا جایی که می‌توانند از جلسه، به‌خصوص جلسه‌های فردی فراری هستند و ترجیح می‌دهند که زمانشان را صرف انجام کاری کنند که به آن‌ها محول شده و از توبیخ بعدی جلوگیری کنند.
سوالهای خوب، برای جلسه‌های بد
اولین نکته که باید به شما بگویم این است که در جلسات فردی و یک و به یک، محور اصلی سوالها حول شخصیت منحصر به فرد هر کارمند می‌چرخد. تلاش شما در این جلسه‌ها باید بر این باشد که بیشتر و بیشتر بشنوید تا بتوانید بازخوردهای درست و دقیقی به کارمندان خود بدهید.
در روند همین شنیدن‌هاست که می‌توانید بهترین و بیشترین اطلاعات را از کارمند خود بگیرید و از طریق کانال ارتباطی سالم و درستی که بین شما و او صورت می‌گیرد، همسویی کاملی با انتظارات و اهداف یک‌دیگر پیدا کنید.
سوال‌هایی با پایان باز، از جمله سوالهای مناسب برای جلسه یک به یک هستند.
سوال‌هایی که پایان باز دارند، یک جواب مشخص و واضح ندارند. در واقع با طرح این‌سوال‌ها شما می‌توانید یک مکالمه دو طرفه دل‌نشین را شروع کنید و نگران سکوت‌های کش‌دار بین صحبت‌ها نباشید.
- چطور می‌توانم به تو کمک یا از تو حمایت کنم؟
- در هفته‌ای که گذشت با چه چالش‌هایی روبه‌رو بودی؟
- چه مشکلاتی را توانستی حل کنی؟
سوالهای از این دست، حکم چوب جادویی را دارند که پرده از مهم‌ترین مسائل برداشته و اولویت‌های کارمندتان را برایتان آشکار می‌کند. 
چه نوع سوالاتی به ما کمک می کند؟
بهتر است که جلسه‌های یک به یک کاملا سیال باشد و دست خود را در سوال پرسیدن باز بگذارید. شما می‌توانید بر اساس شواهد خود و بر اساس نیاز کارمندتان سوالهای خلاقانه و در عین حال همدلانه مطرح کنید.
سعی کنید سوال‌هایی که طرح می‌کنید، تمام جنبه‌های مختلف را در بر بگیرد. موارد مهمی مثل رشد و تسعه فردی، بهبود ارتباطات، انگیزه کارکنان، رسیدگی به چالش‌ها و موانع. سوال‌هایی از این دست می‌تواند به شما کمک کند تا روند دلچسب‌تر و بدون استرسی در جلسه داشته باشید.
این نکته مهم را همیشه گوشه ذهنتان داشته باشید، مراقب روش مطرح کردن سوالات خود باشید. همیشه مثبت بمانید و لحن گفتارتان باید کاملا صمیمی و به دور از هرگونه انتقاد یا خشم باشد. اگر از جاده همدلی و مثبت بودن خارج شوید، به شما قول می‌دهم که هیچ‌کدام از این سوالها برایتان فایده‌ای نخواهد داشت. زیرا کارمندتان چیزی را می‌گوید که می‌خواهید بشنوید، نه چیزی که باید بشنوید.
سوالات خوب می‌تواند منجر به یک مکالمه پرشور و سازنده بین شما و کارمندتان شود. زیرا در این نوع مکالمه، دیگر جایی برای توبیخ یا سوال و جواب‌های همیشگی نیست. یک پل ارتباطی بین شما دو نفر ساخته شده و هدف هر دوی شما، حل یک موضوع یا مساله برای داشتن حال و کار بهتر است.
چه بپرسیم؟
- فکر می‌کنی چه نکته مهمی وجود دارد که من و تو باید درباره آن صحبت کنیم؟
- می‌توانی موضوعی که مطرح کرده‌ای را برای من شرح بدهی؟
- این موضوع چه تاثیری روی تو گذاشته یا می‌گذارد؟
- به نظرت این موضوع روی دیگران یا چیزهای دیگر هم تاثیر گذاشته یا می‌گذارد؟
- به جز این، چه موضوع مهم دیگری وجود دارد؟ (بهتر است که این سوال را حداقل سه بار در طول جلسه بپرسید. چون معمولا کارمندها به سختی و یا در بدترین حالت، با اضطراب راجع به مواردی که برایشان سخت یا مهم بوده، صحبت می‌کنند. زیرا در اغلب موارد به نظرشان موضوع مهمی نیست که بخواهند آن را مطرح کنند.)
- اگر موضوعی که مطرح کردی حل نشود، چه پیامدهایی دارد؟
- اگر این مشکل حل شود چه تغییراتی رخ خواهد داد؟
- مهم‌ترین قدمی که می‌توانی برای حل این مشکل برداری چیست؟
- فکر می‌کنی برای حل این موضوع، چه کارهایی و در چه مدت زمانی می‌توانی انجام دهی؟
- فکر می‌کنی چه زمانی باید پیگیری کنم؟
سوالهای دیگری نیز وجود دارند که به شما کمک می‌کنند تا بتوانید در جلسات فردی به نتایج بسیار ارزشمندی برسید. نتایجی که می‌تواند یک تکان بزرگ به همه چیز بدهد.
- به نظرت در حال حاضر چه چیز یا شرایط ناممکنی وجود دارد که اگر امکانش وجود داشت، همه چیز تغییر می‌کرد؟
- مهم‌ترین هدفی که برای خودت در کار داری چیست؟ چه چیزی مانع از رسیدن تو به این هدف می‌شود؟
- امیدواری در این جلسه چه موضوعی را مطرح نکنم؟
- اگر به عنوان مشاور شرکت استخدام بشوی، از ما می‌خواهی چه تغییراتی در شرکت انجام دهیم؟
- فکر می‌کنی کدام حوزه است که با ایجاد تغییرات در آن می‌توان با کمترین اتلاف زمان، انرژی و سرمایه به بیشترین بازدهی رسید؟
سخن پایانی
رفاقت با همدلی بسیار متفاوت است. ما از شما نمی‌خواهیم که با کارمندان خود دوست باشید. وقتی از طرح سوالهای مناسب برای جلسه یک به یک صحبت می‌کنیم یعنی شما باید به کارمندتان و نیازها و خواسته‌هایش نه از جایگاه بالادست که از جایگاه یک همکار و هم‌تیمی نگاه کنید. فراموش نکنید که همه شما سوار بر یک قایق هستید و هرچقدر در هماهنگی کامل باهم پارو بزنید، با سرعت و کیفیت بیشتری جلو خواهید رفت.
