با نتایج نظرسنجی حس تعلق کارمندان چه کنیم؟
به عنوان یک رهبر تیم، می‌دانید که نظرسنجی حس تعلق کارمندان می‌تواند بینش ارزشمندی در مورد فرهنگ شرکت، رضایت کارکنان ، رفاه تیم و بسیاری موارد دیگر به شما بدهد. حال این سوال مطرح می‌شود که نتایج نظرسنجی چگونه می‌تواند به شما کمک کند، تا وضعیت سازمان را بهبود دهید و برای اینکار برنامه ریزی کنید؟
ارتباط اولیه
قبل از تجزیه و تحلیل داده‌های نظرسنجی حس تعلق و شروع برنامه‌ریزی، از تیم خود برای شرکت در نظرسنجی تشکر کنید. پاسخ دادن به نظرسنجی‌های کارمندان، زمان و تفکر می‌طلبد و اعضای تیم شما برای مشارکت‌شان شایسته تقدیر هستند. این تشکر می تواند به شکل یک ایمیل کوتاه یا حتی یک پیام شفاهی باشد.
به عنوان مثال، می‌توانید بگویید: «پاسخ‌های شما نقش مهمی در برنامه عملیاتی ما برای بهبود حس تعلق کارکنان و ایجاد فرهنگ بهتر شرکت خواهد داشت.»
بررسی و تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی
نتایج نظرسنجی شما به چه معناست؟ تجزیه و تحلیل عمیق، گامی حیاتی در حرکت از داده‌های خام به سوی برنامه ریزی‌های هدفمند است. انتخاب ابزارهای نظرسنجی مناسب، تفسیر نتایج و پاسخ به سوالاتی مانند:
- موضوعات کلیدی در پاسخ های کارکنان چیست؟
- بازخورد کارکنان چه جامعه آماری را برای ما ایجاد می‌کند؟
- چگونه نتایج نظرسنجی بین تیم‌های مختلف متفاوت است؟
خروجی نظرسنجی ممکن است نشان دهنده این امر باشد که، سطح رضایت در بخش تحقیق و توسعه در مقایسه با بخش بازاریابی، 15٪ بیشتر است.
چه تغییراتی نسبت به نظرسنجی قبلی کارمندان شما رخ داده است؟
اگر قبلاً نظرسنجی حس تعلق کارمندان را انجام داده‌اید، مقایسه نتایج فعلی با پاسخ‌های قبلی، می‌تواند تغییراتی در مسائل کلیدی مانند؛ حس تعلق کارکنان را نشان دهد.
به عنوان مثال:”آخرین نظرسنجی ما نشان می‌دهد که در مقایسه با بهار سال گذشته، تعداد کارمندانی که اظهار می‌کنند از تعادل مثبت بین کار و زندگی برخوردار هستند، 20٪ افزایش یافته است.”
بنابراین شما می‌توانید نتایج نظرسنجی‌های کارکنان را، به مدیران شرکت ارائه دهید و درباره‌ی موارد زیر بحث کنید:
- نکات کلیدی ما از نتایج نظرسنجی چیست؟
- آیا می توانیم زمینه های بهبود را شناسایی کنیم؟ (یعنی گردش کار، ارتباطات، انسجام و غیره)
- چه برنامه عملی پیشنهاد می‌کنیم؟
عوامل موثر را در نظر بگیرید
در تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی حس تعلق، چندین عامل می‌توانند بر معیارهای شما تأثیر بگذارند. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
زمان سنجی: آیا نزدیک شدن به فصل تعطیلات می‌تواند باعث افت انگیزه شود؟
تغییرات: اگر در شرکت شما، تعداد افراد از 10 به 100 کارمند در یک سال افزایش یابد، این به طور طبیعی بر پویایی و تعامل تیم تأثیر می گذارد.
رخداد : آیا نظرسنجی شما با رخدادی، مصادف و هم‌زمان شده‌است؟
با پیروزی یک شرکت رقیب(برای مثال این شرکت موفق به راه‌اندازی محصول جدید خود شده‌است) یا هم‌زمانی با دوره‌ای پرتلاطم(برای مثال تغییر مدیرعامل)
به اشتراک گذاشتن نتایج نظرسنجی
بعد از دستیابی به نتایج نظرسنجی حس تعلق کارکنان، تیم منابع انسانی می‌تواند نتایج را به سایر افراد نیز منتقل کند. مشارکت و همکاری در برنامه ریزی اجرایی، نقش عمده‌ای در پیشبرد اهداف شرکت ایفا می‌کند.
نقش رهبران و مدیران
در مورد نتایج به دست آمده، با مدیران بخش‌های مختلف صحبت کنید و دیدگاه آنها، در مورد نتایج را یادداشت کنید. پس از مشاهده نتایج در سطح کلان، بهتر است که یافته‌ها را به‌ازای تیم‌های مختلف بررسی کنید. به عنوان مثال مدیر یکی از بخش‌ها را خطاب قرار داده و بگوییم:«ما شرایط کارگروهی و همکاری که افرادت با همدیگه دارن رو می‌بینیم اما، خروجی نظرسنجی آخر، سطح بالایی از فشار کاری را نشان میده. حالا به نظرت چجوری می‌تونیم حلش کنیم؟»
برای رهبران و مدیران بسیار مهم است که هنگام مشاهده آمار نظرسنجی، ذهنی باز داشته باشند. اگر آنها آمادگی کافی را نداشته باشند، ممکن است گفتوگوهایی مانند:«من تو این سه ماهه، خیلی تلاش کردم، اینکه امتیازای حس تعلق تیمم انقدر پایین باشه، برام منطقی نیست. نمی‌دونم. شاید سوالای نظرسنجی خیلی براشون شفاف نبوده یا توی روند نظرسنجی اتفاقی افتاده!» رخ دهد.
در اینجا تیم منابع انسانی، با رویکردی دلسوزانه، می‌تواند به مدیران کمک کند تا بازخورد نظرسنجی را در جهت مثبت دریافت کنند و برای بهبود شرایط برنامه‌ریزی کنند.
ارتباط با کارکنان
وقتی رهبران و مدیران سازمان نتایج نظرسنجی را درک کردند و ایدهایی از یک برنامه عملی قابل اجرا داشتند، نوبت بحث و گفتوگو با کارکنان، فرا می‌رسد.
نکته: داستان‌ها، برای تعامل با کارمندان بهتر از اعداد کار می‌کنند. به جای اینکه بگویید: «امتیازات حس تعلق ما در 12 ماه گذشته 7.5 درصد بهبود یافته است.» بگویید:«ما خیلی خوشحالیم که اکثر افراد از کار در سازمان خوشحال هستند!»
جلسات تیمی پیگیری
با پیگیری نتایج نظرسنجی، کارمندان متوجه می‌شوند که مدیر شرکت به بازخورد آنها اهمیت می‌دهد. در سازمان‌های بزرگ، کارکنان اغلب احساس می‌کنند که نادیده گرفته شده‌اند یا ارتباط‌شان با سایر افراد کم شده‌است.
برگزاری یک جلسه برای بحث در مورد نتایج نظرسنجی، حال و هوای شخصی‌تری ایجاد می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد تا بازخورد‌های بیشتری به مدیران خود ارائه دهند.
مدیران می‌توانند از این فرصت استفاده کنند و یک موضوع بحث، مطابق با نیازهای تیمی آغاز کنند:«نظرسنجی نشون میده که، سطح استرس تو بخش ما 40 درصد بیشتر از بخش‌های دیگه‌ست. به نظرتون چرا اینجوری شده؟ چیکار کنیم که بخش‌مون آروم تر باشه؟»
در صورت امکان، مدیران ممکن است در جلسات بعدی به موضوعات عمیق‌تری بپردازند. مثل نگرانی‌ها و بینش افراد.
برنامه‌های عملیاتی بر اساس بازخورد کارمندان
پس از تجزیه و تحلیل یافته‌های نظرسنجی، به اشتراک گذاشتن داده‌های کلیدی با مدیران و ترویج جلسات تیم برای بحث در مورد نتایج آن، می‌توانید فرآیند برنامه ریزی عملی را شروع کنید. اگر این اولین نظرسنجی بزرگ سازمان شماست، در ابتدا ممکن است این طور به نظر برسد که، در هر حوزه‌ای نیاز به بهبود دارید.
در عین حال که برنامه ریزی عملیاتی می‌کنید، به یاد داشته باشید که، تغییرات موفق بلندمدت می‌تواند از یک اقدام کوچک شروع شود. یک اصلاح تدریجی اما مداوم ممکن است موثرتر از یک بازنگری چشمگیر باشد.
برای عملی کردن بازخوردها ، پیشنهاد می‌کنیم:
- اجازه دهید برنامه ریزی عملی شما بر روی چند نکته متمرکز شود. با انتخاب چند زمینه می‌توانید به سرعت به بهبود برسید.
- جدول زمانی و به دنبال آن اقدامات مشخصی داشته باشید. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید:«برای هر تازه واردی یک منتور می‌زاریم.» بگویید:«هر تازه واردی باید یک دوره یک ماهه بگذرونه. تو این دوره منتورش باید به ما گزارش‌های روزانه بده.»
- یک مسئول برای اجرای طرح‌ها تعیین کنید. به عنوان مثال، اگر هدف شما ایجاد گردش کار بهتر است، مدیری تعیین کنید که بر حجم کار نظارت داشته باشد.
- بر اساس طرح‌ها عمل کنید.
- هنگامی که یک برنامه دقیق دارید، به کارمندان خود آن را اعلام کنید. این کار باعث ارتقای ارتباطات شفاف و مشارکت تیمی می‌شود.
به طور منظم میزان پیشرفت خود را بسنجید
هنگامی که مرحله اول برنامه‌های عملی خود را دنبال کردید، تأثیرات آنها را زیر نظر بگیرید، تا ببینید آیا نتایج با انتظارات شما مطابقت دارند یا خیر. نظرسنجی‌هایی که بر تغییر خاصی در شرکت تمرکز دارد اجرایی کنید.
هدف این نظرسنجی‌ها کارآمدی تغییرات پیاده‌سازی شده می‌باشد، اینکه برنامه‌ی شما چقدر خوب کار می‌کند؟ برای بهبود آن چه کاری می‌توانید انجام دهید؟ مهم‌تر از همه، این فرصت را به دست می‌اورید تا روی برنامه‌هایی که انتظارات شما را برآورده نمی‌کنند، بازنگری کنید.
یک ابتکار عمل در محل کار یا یک برنامه سلامتی ممکن است روی کاغذ خوب به نظر برسد، اما آیا واقعاً به محرک های اصلی تیم شما کمک می کند؟
برای پاسخ به این سوال، به تعامل با افراد در سازمان خود ادامه دهید تا بسنجید که چه اقداماتی واقعا می‌تواند تغییرات مثبت و پایداری ایجاد کند.
به بررسی، ردیابی نتایج و به روزرسانی طرح ادامه دهید
نظرسنجی حس تعلق و نتایج‌اش می‌تواند به شما در افزایش تعامل و رضایت کارکنان برای دستیابی به بهبود کلی در سازمان کمک کند. با این حال نظرسنجی، تنها یک حلقه در زنجیره ارتباطی بین مدیریت شرکت، منابع انسانی و کارکنان است. درجهت پیشرفت و برداشتن گام‌های بعدی می‌توانید:
- مطمئن شوید که همیشه از سوالات مناسب استفاده می‌کنید.
- به تیم خود اطلاع دهید که در نظرسنجی‌ها حریم خصوصی‌شان تضمین می‌شود.
- از برنامه‌ریزی‌های اجرایی پیشگیرانه برای بهبود نرخ مشارکت در نظرسنجی استفاده کنید.
اگر نمی دانید چه سوالاتی بپرسید تا بفهمید تیم‌تان به چه چیزی نیاز دارد، نرم افزار منابع انسانی دیوان به شما در فرآیند دریافت بازخورد کارکنان و بهبود تعامل تیم‌تان کمک می‌کند.
