بازخوردهای کارکنان و روش‌های جمع آوری آنها
جمع آوری بازخورد کارکنان بخش مهمی از حفظ سلامت تیم و رشد به عنوان یک مدیر است.
بازخوردها صرف نظر از مثبت یا منفی بودنشان، ارزشمندند.با جمع‌آوری بازخوردها ، می‌توانید اهداف و اولویت‌های تیم را دوباره تنظیم کنید. سازگاری با نیازهای تیم و اولویت دادن به رضایت کارکنان، رهبر خوبی از شما می‌سازد.
بنابراین، چگونه می‌توانید بازخورد کارمندان را داشته باشید؟ چندین راه برای درخواست بازخورد کارکنان وجود دارد که هر کدام مزایای مهمی دارند. در ادامه به 5 روش جمع آوری بازخورد صادقانه کارکنان، جهت بهبود تجربه تیم می‌پردازیم.
فرهنگ بازخورد مثبت
موفق‌ترین سازمان‌ها، آنهایی هستند که، فضایی را ایجاد می‌کنند تا در آن کارکنان بتوانند نظرات و نگرانی‌های خود را صادقانه بیان کنند. این موضوع بیانگر این است که نظرات کارکنان برای سازمان ارزشمند هستند.
چگونه یک فرهنگ بازخورد مثبت ایجاد کنیم؟
نظر و عقیده هر فرد مهم است : به آنها بگویید که به اشتراک گذاشتن ایده ها، سؤالات و دیدگاه‌هایشان، به موفقیت جمعی آنها کمک می‌کند. آنها را تشویق کنید تا بازخورد خود را با یکدیگر تبادل کنند و پیشنهادات یکدیگر را هم در نظر بگیرند.
کنجکاو بودن را تمرین کنید: بازخورد منفی یا انتقاد سازنده می‌تواند مانند یک حمله باشد، در این شرایط، سؤالی بپرسید یا آنچه را که شنیده‌اید برای طرف مقابل تکرار کنید. هنگامی که افراد در مورد بازخورد خود توضیح می‌دهند، مسائل مشخص و معنادار می‌شوند.
بینش‌ها را به عمل تبدیل کنید : راه‌هایی برای پیاده‌سازی بازخوردی که دریافت می‌کنید بیابید و با کارمندان درباره اینکه چگونه می‌توانید آن را عملی کنید، هم فکری کنید. از تیم خود به خاطر نظرات‌شان تشکر کنید و از تلاش هایی که برای توسعه راه حل‌ها انجام می‌دهند، قدردانی کنید.
تبادل نظر را به روشی مثبت و مشارکتی برای بهبود پویایی و عملکرد تیم تبدیل کنید. این کار هم کیفیت بازخوردی را که دریافت می‌کنید و هم نحوه اعمال آن را تقویت می‌کند.
حلقه های بازخورد صادقانه بین مدیریت و کارکنان: ارتباط در محل کار یک خیابان دو طرفه است. برای پیشرفت یک تیم، مدیریت باید در ارائه بازخورد سازنده و چگونگی دریافت بازخورد، برای بهبود تجربه کلی کارکنان تسلط داشته باشد. با ایجاد و فعال کردن یک حلقه بازخورد مداوم که در آن نظرات و نگرانی‌ها، تجزیه و تحلیل می‌شوند، می‌توانید تصمیمات آگاهانه برای حمایت از تیم خود بگیرید و نوآوری، بهره‌وری و خلاقیت افراد را تشویق کنید.
نظرسنجی های پالس
نظرسنجی‌های پالس بهترین ابزار برای کشف نیازمندی‌ها و نوسانات تیم شما، در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. همچنین برای تیم های دورکار که مدیرانشان در معرض خطر از دست دادن ارتباط با اعضای تیم خود هستند، بسیار کارآمد و مفید است.
با ارسال این نظرسنجی‌ها در بازه‌های هفتگی یا دو هفته یکبار، احساس افرادتان درک کنید و با کشف مشکلات، قبل از اینکه به چالش‌های بزرگتری تبدیل شوند، با آنها صحبت کنید.
بررسی نظرسنجی های پالس به چه شکلی صورت می گیرد؟
افراد به سوالات هدفمند، بیشتر از مدلهای سنتی‌تر، مانند نظرسنجی‌های سالانه یا حتی فصلی پاسخ می‌دهند. این نه تنها گردش کار را برای اعضای تیم شما سبک می‌کند، بلکه با جمع‌آوری منظم آن به جای یک یا چند بار در سال، بینش دقیق‌تری را در اختیار شما قرار می‌دهد.
اکثر پلتفرم‌های نظرسنجی پالس، داده‌ها را در یک گزارش ساده و قابل هضم ترکیب می‌کنند، بنابراین می‌توانید در صورت بروز مشکلات اقدام کنید و به تیم خود نشان دهید که بازخورد آنها را جدی می‌گیرید.
چه زمانی از نظرسنجی های پالس استفاده کنیم؟
از نظرسنجی ها به صورت مستمر استفاده کنید. یکی از مزایای کلیدی نظرسنجی پالس، سازگاری آن است، که به شما امکان می‌دهد، روندها را در 10 معیار اصلی و 26 معیار فرعی حس تعلق کارکنان ، مانند شناخت، سلامت، یا روابط مدیر و کارمند، دنبال کنید. نظرسنجی‌های پالس، روشی عالی برای جمع‌آوری منظم بازخورد کارکنان و اعمال به موقع تغییرات است.
جلسات منظم یک به یک
ارتباط منظم با کارمندان، برای ایجاد یک محیط کاری سالم و سازنده ضروری است. جلسات یک به یک به ارائه، جمع آوری و ایجاد فرهنگ بازخورد در تیم شما کمک می‌کند.
سوالی به سادگی “کمک میخوایی؟” یا “چجوری می‌تونم کمکت کنم؟”، می تواند به شما کمک کند تا بهتر از تیم خود حمایت کنید. در مقاله‌ی جلسه یک به یک و سوالات آن ، به طرح سوالات مناسب و جذاب پرداخته ایم.
وقتی افراد افکار خود را مستقیماً با شما در میان می‌گذارند، غافلگیری‌های کمتری رخ می‌دهد و شما برای انجام اصلاحات در مواقع ضروری مجهزتر هستید.
زمان برگزاری جلسات انفرادی: در فواصل منظم. اینکه جلسات، هفتگی یا ماهانه باشند، به زمینه تیم شما بستگی دارد. نکته مهم این است که شما با هر یک از اعضای تیم یک به یک جلسه‌ای برگزار کنید. شما باید در طول این مکالمات به طور کامل حضور داشته باشید، موارد اجرایی را تنظیم کنید و در جلسات بعدی پیگیری کنید.
بازخورد ناشناس
بازخوردهای ناشناس، اشکال مختلفی دارند، اما همه یک چیز مشترک دارند؛ آنها فضای امنی را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا افکار، سوالات و ایده‌های صادقانه‌شان را مستقیماً با مدیرانشان از راه دور به اشتراک بگذارند. خواه یک جعبه “پیشنهادات و اعتقادات سنتی” باشد یا ثبت نظرات در یک سایت عمومی، دریافت بازخورد ناشناس، مکالماتی را باز می‌کند که ممکن است در غیر این صورت بین کارمندان و مدیران، هرگز اتفاق نیافتد.
در جمع آوری بازخوردهای ناشناس کوتاهی نکنید؛ با افراد صحبت کنید و به آنها احساس شنیده شدن، بدهید. در صورت امکان، نحوه برنامه‌ریزی خود، برای اقدام در مورد بازخوردشان را به اشتراک بگذارید. با استفاده از بازخورد کارکنان ناشناس حال و هوا ، با هر بار ارسال بازخورد، یک چت امن ایجاد می شود. به این ترتیب کارمندان می‌توانند با مدیر خود مکالمه دو طرفه داشته باشند و در عین حال ناشناس باشند.
زمان استفاده از بازخورد ناشناس: هر زمان. گزینه ناشناس ماندن همیشه باید در دسترس باشد تا کارمندان بدانند که می‌توانند هر سوالی بپرسند یا هر نگرانی را بدون نیاز به شناسایی خود مطرح کنند. مثلا پرداختن به یک موضوع حساس، ارائه بازخورد سازنده یا به اشتراک گذاشتن یک ایده. توانایی انجام این کار به صورت ناشناس می‌تواند به کارمندان اعتماد به نفس صحبت کردن را بدهد.
نظرسنجی های بازخورد کارکنان: نظرسنجی‌های پالس، بازخورد خاصی را که برای درک احساسات تیم خود، در مورد یک موضوع خاص به آن نیاز دارید، به شما می‌دهد و ناشناس بودن یکی از ویژگی های کلیدی نظرسنجی‌های بازخورد است.
این نظرسنجی‌ها می‌توانند موضوعات شخصی یا حساس، پویایی تیم، تصمیم‌های شرکت یا موضوعات بحث برانگیز را لمس کنند.
با استفاده از این نظرسنجی‌ها، تصویر دقیق‌تری از تنش‌ها و نگرانی‌های موجود در تیم شما ارائه می‌شود. این مهم است که بدانید تیم شما چگونه به رویدادهای بزرگ مانند تغییر در استراتژی، جابجایی کارکنان یا اصلاحات مهم، واکنش نشان می دهد.
روش های دیگر برای جمع آوری بازخورد کارکنان
اگر جعبه پیشنهادات سنتی یا نظرسنجی‌های سالانه با سبک مدیریت شما مطابقت ندارد، می‌توانید خلاق باشید و روش‌های نوآورانه مختلفی را برای جمع‌آوری بازخورد کارمندان آزمایش کنید.
مصاحبه های اقامتی
بررسی دوره‌ای تیم خود و سنجش احساس کارکنان‌تان می‌تواند تفاوت زیادی در کاهش جابجایی یا مهاجرت کارمندان ایجاد کند. اگر کارمندتان به دنبال انتقال به موقعیت شغلی دیگری است، یک مصاحبه اقامتی
مصاحبه اقامتی برگزار کنید تا ببینید چه کاری می‌توانید انجام دهید تا از او به بهترین شکل حمایت کنید و او را برای ماندن در تیم تشویق کنید.
مصاحبه های خروجی
گاهی اوقات هیچ راهی برای دور زدن آن وجود ندارد! با وجود تمام تلاش‌هایی که می‌کنید، برخی از مستعدترین کارمندان شما برای فرصت های حرفه ای جدید سازمان را ترک خواهند کرد. انجام مصاحبه‌های خروج به مدیریت این امکان را می‌دهد تا عمیق‌تر چالش‌هایی که در طول مدت حضورشان در تیم شما به وجود آمده را بررسی کنند. مصاحبه خروج، می‌تواند به شما در بهبود تجربه برای استخدام‌های آینده کمک کند.
بهترین راه را برای جمع آوری بازخورد کارکنان خود بیابید!
راه‌های بی‌شماری برای دریافت بازخورد از تیم شما وجود دارد، اما شما باید روشی که برای تیم‌تان سازگارتر است را پیدا کنید.
افراد باهم متفاوت‌اند؛ برخی از کارکنان به راحتی در جلسات تیمی بازخورد می‌دهند، درحالی که یکسری از کارکنان، ترجیح می‌دهند در یک فضای خصوصی تر، به صورت ناشناس، بازخورد بدهند.
با ماژول حال و هوا ، می‌توانید بازخورد کارمندان خود را جمع‌آوری کنید و فضای امنی را برای تیم خود ایجاد کنید.
